Auf dem Weg zum papierlosen Büro hatte der Kunde die Aufgabenstellung, eingehende Dokumente zu bekannten Aufträgen zu scannen und im elektronischen Dokumentenmanagement abzulegen. Der Vorgang des Scannens sollte zeitlich und räumlich von der Ablage getrennt sein.
Die zeitliche und räumliche Trennung von Scannen und Zuordnung wird durch den Einsatz von netzwerkfähigen Scannern erreicht. Diese erhielten eine kundenspezifische Konfiguration, so dass gescannte Dokumente je nach Anwendungsfall in einem passenden Netzwerkordner zwischengespeichert werden. Damit die Dokumente eindeutig zu Vorgängen im vorhandenen Dokumentenmanagement zugeordnet werden können, wurde im Dokumentenmanagement eine Funktion zur Produktion von QR-Code-Etiketten implementiert. Im Anschluss daran wurde ein Microservice geschaffen, welcher eingescannte PDF-Dateien aus dem Netzwerkordner auf QR-Codes durchsucht, gegegenfalls splittet und im passenden Kontext im Dokumentenmanagement zuordnet.
Der Einsatz der netzwerkfähigen Scanner eliminiert den PC als Engpass zur Digitalisierung. Gleichzeitig vermeidet die vom Einscannen losgelöste Nachverarbeitung der Dokumente aktives Warten auf Anwenderseite. Durch die digitale Bereitstellung aller Dokumente sind diese ohne langwieriges Durchsuchen von Papierordnern für alle zugänglich.
Gern bringe ich meine Erfahrungen ein und helfe Ihnen bei der Umsetzung.
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